167.办公档案与资料管理方法 (第2/2页)

①处理收文件

接受外部文件资料和寄出内部文件资料，行政部都要进行整理和处置，对文件资料的内容报上级领导审批，并对收的文件资料进行分。在收过程中一定要保持及时、准确。

②收集分类

行政部人员需定期对文件资料进行收集、分类整理，收集到的资料一定要适用，分类也要明确。

③移交文件

对分类的文件按照要求移交至各部门处理。

④归档

接受整理好的文件资料后，各部门需对其进行编号装订、归档，并要做好资料登记记录。

⑤定期清理

归档后的文件可为员工查询服务，以便急需时用。对于过期的文件也要及时清理。

某控股有限公司的总经理陈大海这几天一直在郁闷，就因为前几天公司资料管理上出现严重的纰漏，行政人员在对文件资料进行电脑收集、分类整理的时候，将所有客户的资料，包括联系方式、地址等全部混淆了。这样无法准确联系客户，也无法将产品准确往客户所在地。陈大海将公司上下每个员工训斥了遍，决心出台公司档案与资料管理的相关流程和标准，并张贴在公司宣传栏上，以儆效尤。

公司的运行其实也是文件资料的运行，做好档案与资料管理，有利于公司开展良好的业务，并维系内部的稳定。